Google Drive

 Google Drive

Google Drive es un servicio de almacenamiento de archivos en línea. Fue introducido por Google en abril de 2012. Google Drive actualmente es un reemplazo de Google Docs, que ha quedado integrado en la nueva plataforma junto con nuevas funcionalidades. Cada usuario cuenta con 5 Gigabytes de espacio gratuitos para almacenar sus archivos, ampliables mediante pago. Está disponible tanto para computadoras y portátiles, como para smartphones (Android e iOS).

Las principales ventajas de Google Drive son:

A.    Es multiplataforma: Podemos acceder desde cualquier dispositivo. Hay versiones disponibles para PC y Mac, Chrome OS, iOS y Android.

B.    Permite almacenar tus archivos en lugar seguro.

C.   Google Drive te permite compartir archivos con quien quieras y editarlos en equipo.

D.   Puedes crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones al instante con la integración de Google Docs.

E.    Ofrece funcionalidad de búsqueda avanzada sobre tus documentos. Google Drive te permite acceder a tus archivos más rápidamente. Busca contenido por palabras clave y filtra por tipo de archivo, por propietario y por muchos otros criterios.

F.    Permite almacenar todo tipo de archivos y además tiene soporte para más de 30 tipos de archivo diferentes permitiendo visualizar su contenido directamente en el navegador, como vídeos de alta definición, Adobe Illustrator y Photoshop, aunque no tengas el programa instalado.

G.   Control de cambios: Google Drive realiza un seguimiento de todos los cambios que haces, de modo que cuando pulsas el botón Guardar, se guarda una nueva revisión. Puedes consultar las revisiones de hasta 30 días atrás automáticamente o guardar una revisión de forma definitiva.

Iniciar el programa

Para poder utilizar Google Drive debemos tener una cuenta Google (cuenta de correo GMail). Puedes utilizar tu cuanta de la universidad o, si no tienes otra cuenta GMail, puedes obtener una totalmente gratuita en http://gmail.com. Al ser una aplicación Web, Google Drive necesita ser utilizado a través de un navegador. Así que el primer paso será abrir una nueva ventana en nuestro navegador.

Tras abrir el explorador, en la dirección http://drive.google.com nos aparecerá la siguiente ventana:

Ahora en el cuadro de texto Correo electrónico introducimos nuestra dirección de GMail, y en la casilla inferior nuestra contraseña y pulsamos el botón Acceder. Aunque la opción de recordar contraseña puede resultar cómoda, debemos tener en cuenta que si la marcamos, cualquier persona que use el mismo equipo podrá acceder en nuestra cuenta. Así que si te conectas desde un equipo compartido, te aconsejamos que la desmarques.

Al iniciar Google Drive nos aparece la pantalla de inicio. Aquí podremos ver todos nuestros archivos y documentos.

Google Drive nos ofrece un programa que podemos instalar en nuestros dispositivos y permite que todos los documentos se sincronicen automáticamente con la carpeta Google Drive de tu equipo. La aplicación puede ser instalada desde el enlace “Descargar Google Drive” que se puede ver en el menú de la izquierda de la imagen anterior. Una vez instalada la aplicación se sincronizan automáticamente archivos, carpetas y documentos de Google Docs directamente en la carpeta de Google Drive. De forma que, cada vez que actualices un archivo o una carpeta de Google Docs, los cambios se reflejarán en las versiones locales de la carpeta de Google Drive.

Google Docs

Google Docs es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un procesador de textos, una hoja de cálculo, programa de presentación básico, un creador de dibujos y un editor de formularios destinados a encuestas. Nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red.

Las principales ventajas de Google Docs son:

A.    Nuestros documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a Internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo incluso su edición.

B.    La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de MS Office, Openoffice, StarOffice, PDF, documentos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos.

C.   Su precio: Google Docs es una herramienta totalmente gratuita.

Como hemos comentado anteriormente Google Docs cambió su denominación a Google Drive, incorporando la capacidad de sincronizar archivos con varios dispositivos.

Nuevo documento de texto

Comenzaremos por la creación de un nuevo documento de texto. Para ello, en la interfaz web de Google Drive, haremos clic en “Crear”, y elegimos “Documento”.

Se abrirá una nueva ventana o pestaña, en la que nos aparece una pantalla como ésta. A lo largo del curso veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar sólo en algunas cosas.

Dentro de la ventana del navegador, en la parte superior nos aparece el título del documento (el nombre con el que se guardará), quien tiene acceso y la fecha de su última modificación. Al crear un documento nuevo, en el título aparece “Documento sin título”. Para cambiarlo, haz clic sobre el título. Nos aparecerá una ventana pidiéndonos el nuevo nombre. Teclea "Primero”, que es el nombre que le vamos a dar a nuestro primer documento. 

El procesador de textos de Google Docs funciona de forma similar a cualquier procesador de textos, por lo que resulta muy intuitivo de utilizar. Ahora vamos a explicar cómo escribir tu primer documento, y aprenderás cómo corregir los pequeños errores y cómo desplazarte por el documento. Observarás que hay una pequeña barra vertical parpadeante que va avanzando según vas escribiendo, se llama punto de inserción, y nos sirve para saber dónde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el punto de inserción con el puntero del ratón que tiene esta forma cuando está dentro del área de texto y esta otra cuando está encima de los menús, e incluso puede tomar otras formas que iremos viendo más adelante.

Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de dirección, mueves el punto de inserción. Cuando cometas un error y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que retrocede una posición borrando la última letra tecleada.

Cuando te des cuenta del error después de haber escrito unas cuantas letras más, debes pulsar la tecla de desplazamiento hacia la izquierda, que no borra las letras, sólo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el error.

Por último, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de donde está el error, mueve el ratón hasta colocar el puntero detrás del error y pulsa el botón izquierdo de ratón; verás cómo el punto de inserción se desplaza justo a esa posición y entonces ya puedes pulsar Retroceso. La tecla suprimir (del o Supr) también borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de inserción.

Guardar un documento

Google Docs va guardando automáticamente tu documento. Si ahora cerrásemos el navegador accidentalmente o apagásemos el ordenador, nuestro documento no se perdería, y lo tendríamos disponible al iniciar una nueva sesión. Si alguna parte de él no se hubiese guardado, un mensaje nos daría la opción de hacerlo. Si no lo hacemos, perderíamos la última parte del documento, pero no lo guardado anteriormente.

Google Docs almacena estas grabaciones, y nos permite volver a versiones anteriores de nuestro documento. Esto lo explicaremos más adelante detalladamente.

Edición de documentos

Como habrás podido observar, la edición de documentos con Google Docs es bastante intuitiva. Si tienes interés puedes ver detalles de cómo realizar funciones de edición básicas y avanzadas en la sección “Docs, Sheets, Slides, and other apps” del centro de Ayuda de Google Drive (http://support.google.com/drive/?hl=es).

Compartir y Publicar un documento

Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Drive es poder compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creación y edición con otros usuarios mediante Google Docs, hasta publicarlo con una dirección propia, como si de una página web se tratase.

Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de participantes a la hora de compartir:

Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en el documento.

Colaboradores: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros colaboradores (si se lo permitimos como propietarios). Según haya sido configurado por el propietario, pueden tener derecho a leer, comentar, modificar, guardar e imprimir el documento.